United Spinal Association Jobs

Facilities Sr Coordinator

Job ID

211314

Posted

17-Mar-2025

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Facilities Management

Location(s)

Madrid - Madrid, Comunidad de - Spain

Funciones: Como Coordinador de Instalaciones, usted será responsable de gestionar la prestación de servicios de FM (hard y soft) para nuestro cliente, incluyendo: gestión y control de todas las instalaciones privadas y coordinación de equipos internos y proveedores de servicios externos. Un centro que gestionar en Madrid de alrededor de 1.283 m2.

También estará a cargo de la recepción, proporcionando un servicio profesional y de bienvenida según las especificaciones del contrato y apoyará diversas actividades administrativas y operativas según sea necesario.

Recepción:

• Ser el principal punto de contacto para todas las consultas relacionadas con los espacios bajo su responsabilidad.

• Prestar apoyo a los visitantes y a sus anfitriones en el uso de las instalaciones (iluminación, climatización, organización de los equipos audiovisuales, etc.), incluida la entrega de tarjetas de identificación cuando sea necesario.

• Proporcionar asistencia telefónica y general a los clientes y dirigir todas las llamadas y consultas de los clientes de forma eficiente, precisa, profesional y agradable.

• Dar la bienvenida a los visitantes, proporcionar tarjetas de identificación, asistencia y asesoramiento según sea necesario.

• Gestionar el correo, los paquetes, los mensajeros y las entregas.

• Generar informes de actividad (cumplimentando los documentos existentes y creando otros nuevos en caso necesario).

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos de la empresa.

Gestión de eventos :

• Gestión de suministros: pedir y organizar suministros como bebidas, catering, etc.

• Recepción y organización del catering: Recibir y preparar el catering.

• Preparar las salas con antelación: colocar las mesas, las sillas, la decoración y comprobar la disposición general.

• Recibir a los invitados el día del evento, gestionar las inscripciones y la lista de invitados.

• Preparación e instalación de los Audio Visuales con la ayuda del equipo audiovisual y el soporte informático.

Operativa:

• Gestión de los planes y programas de mantenimiento, seguimiento de los trabajos.

• Actuar como interfaz entre el cliente y los departamentos técnicos responsables de las zonas comunes o privadas: gestión de las solicitudes de servicio y seguimiento de los trabajos.

• Planificación, supervisión y dirección de los proveedores de servicios que llevan a cabo las operaciones de FM in situ respetando las normas de seguridad.

• Planificación y realización de controles periódicos, inspecciones rutinarias y supervisión de los procedimientos por parte del equipo in situ.

• Gestionar y preparar los contratos anuales con los proveedores de servicios recurrentes para garantizar el cumplimiento de las especificaciones y las normas de seguridad.

• Controlar y supervisar a los subcontratistas, elaborar presupuestos para los trabajos realizados fuera del ámbito del contrato: trabajos por encargo, trabajos puntuales y proyectos.

• Realizar propuestas de proyectos anuales y de mejora del funcionamiento de los equipos in situ.

Relación con los clientes:

• Garantizar el cumplimiento de los SLA/KPI de acuerdo con el programa de mantenimiento de los equipos y los tickets reactivos.

• Garantizar la relación con el cliente y el seguimiento operativo.

• Gestionar las solicitudes de los clientes.

• Apoyar la gestión de los proyectos de los clientes.

• Informar internamente de las incidencias en la plataforma dedicada.

• Realizar las gestiones necesarias para obtener la autorización de determinadas operaciones in situ.

• Participar en las reuniones con los clientes.

Finanzas:

• Garantizar el seguimiento regular de los presupuestos con los equipos regionales internos de CBRE.

• Validación de presupuestos.

• Creación de órdenes de compra y seguimiento de la facturación de los proveedores de servicios.

QHSE:

• Garantizar el cumplimiento de la normativa in situ.

• Completar las declaraciones mensuales de QHSE, las autoevaluaciones de QHSE para el emplazamiento del cliente y las declaraciones de situación de riesgo (Harbour).

• Atender a los cumplimientos y reuniones mensuales.

• Participar en la elaboración de los planes de prevención.

Interacciones

Interno: Equipo de CBRE in situ, cliente, empleados.

Externos: Proveedores de servicios: máquinas de café, servicio de fruta, fuentes de agua, limpieza, papel confidencial, recepción, eventos, propietario del edificio. Proveedores servicios más técnicos: SAI, aire acondicionado, sistema de detección de incendios, cuadros eléctricos (mantenimiento y comprobaciones reglamentarias), mantenimiento de los controles de acceso y equipos de videovigilancia.

Nivel de experiencia y competencias requerido

Nivel de experiencia: tiene al menos 3 años de experiencia en un puesto similar.

Competencias requeridas:

COMPETENCIAS PROFESIONALES/TÉCNICAS :

Experiencia en la gestión de subcontratas.

Inglés fluido

COMPORTAMIENTO / HABILIDADES INTERPERSONALES:

Buenas habilidades interpersonales

Autónomo

Proactivo

Reactivo

Gusto por el trabajo en equipo

Aportar innovación a la actividad del centro

Organizado

Capacidad para establecer prioridades

Entusiasta, accesible, servicial, responsable, discreto, solucionador de problemas

Capacidad de gestión de proyectos

CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)